การใช้ Second Brain ช่วยสร้างจดหมายข่าวทางอีเมลทุก 15 วัน
เปิดเผยขั้นตอนการทำจดหมายข่าวไฟฉายด้วย Second Brain
ถ้าคุณได้รับมอบหมายให้ทำจดหมายข่าวส่งทางอีเมลให้ลูกค้า คนในองค์กร หรือผู้บริหาร เดือนละ 2 ครั้ง ห้ามขาดแม้แต่ครั้งเดียวและต้องทำคนเดียวด้วย
คุณจะใช้เครื่องมืออะไรช่วยทำงานครับ
นี่คือสถานการณ์จริงที่ผมต้องเจอคือ ส่งจดหมายข่าวชื่อ ไฟฉาย ทางอีเมลให้สมาชิกที่สนใจอ่านฟรีทุกวันที่ 1 และ 15 ของเดือน
ผมทำไฟฉายฉบับแรก เผยแพร่วันที่ 1 มกราคม 2021
ช่วงแรก ยังง่ายอยู่ คิดเนื้อหาไม่ยาก เพราะยังมีวัตถุดิบหรือไอเดียเยอะแยะ
แต่เมื่อทำนาน ๆ เข้า ไอเดียก็เริ่มร่อยหรอ คิดไม่ค่อยออกว่า ไฟฉายจะใส่เรื่องอะไรดี
จนกระทั่งผมพบระบบการทำงานชื่อ Second Brain ซึ่งเป็นแนวคิดที่ Tiago Forte เผยแพร่และพิมพ์ในหนังสือขายดีชื่อ Building a Second Brain: A Proven Method to Organise Your Digital Life and Unlock Your Creative Potential
บทความนี้เล่าว่า ผมใช้ Second Brain ช่วยทำไฟฉายได้อย่างไร
Second Brain คืออะไร
Second Brain (สมองที่สอง) คือระบบจัดการข้อมูลดิจิตอล เปรียบเสมือนสมองภายนอกตัวเรา เพื่อช่วยในการทำงานต่าง ๆ เช่น จำข้อมูล, เชื่อมโยงไอเดีย, สร้างสรรค์ผลงาน
ลักษณะสำคัญของ Second Brain คือ เป็นระบบส่วนตัวที่เราไว้ใจได้ ไม่ใช้ปะปนกับคนอื่น
เนื่องจากแนวคิด Second Brain ได้แรงบันดาลใจจากการจดบันทึกบนกระดาษ เครื่องมือที่สร้าง Second Brain จึงเป็นแอปหรือซอฟต์แวร์ด้านการจดบันทึก เช่น Evernote, Obsidian, Notion, Apple Notes เป็นต้น
ขั้นตอนการใช้ Second Brain ทำไฟฉาย
Second Brain ประกอบด้วย 4 ขั้นตอนคือ Capture, Organize, Distill, Express เรียกย่อๆ ว่า C.O.D.E.
ผมใช้ C.O.D.E. ในการสร้างไฟฉายโดยมีรายละเอียดดังนี้ครับ
1. Capture (รวบรวม)
เป้าหมายของไฟฉายคือ “ส่อง” เรื่องราวที่น่าสนใจ เช่น บทความ หนังสือ แอป เว็บไซต์ วิดีโอคลิป ไฮไลท์จากหนังสือ เพื่อส่งให้สมาชิกอ่าน
ความท้าทายที่สุดของไฟฉายคือ หาเรื่องน่าสนใจได้จากที่ไหน
ผมจึงต้องมองหาเนื้อหาน่าสนใจตลอดเวลา เพราะไม่ว่าจะเกิดอะไรขึ้น ทุกวันที่ 1 และ 15 ต้องมีไฟฉายส่งไปที่อีเมลของสมาชิกทุกคน
วิธีการที่ผมใช้คึอ การ capture หรือรวบรวมเรื่องน่าสนใจไว้ในที่เดียว เพื่อจะได้ค้นหาข้อมูลอย่างสะดวก รวดเร็วที่สุด
ผมจึงใช้โปรแกรม LINE ที่ทุกคนรู้จักดีอยู่แล้ว โดยสร้างกลุ่มไลน์ชื่อ My inbox ที่มีผมเป็นสมาชิกคนเดียว
เมื่อผมพบสิ่งน่าสนใจ เช่น โพสต์ในเฟซบุ๊ค, เว็บไซต์น่าสนใจ, วิดีโอคลิปในยูทูบ ก็จะคัดลอกมาใส่ใน My inbox ของผม เพื่อใช้คัดกรองในภายหลัง
นอกจากรวบรวมเนื้อหาแล้ว ผมจะค้นหารูปเพื่อใช้เป็นหน้าปกไฟฉายแต่ละฉบับไม่ซ้ำก้น โดยค้นหารูปวิวธรรมชาติจากเว็บไซต์ Pexels.com ซึ่งเป็นเว็บไซต์แจกภาพฟรี
2. Organize (จัดระเบียบ)
ไม่ใช่ทุกอย่างที่เก็บใน My inbox จะน่าสนใจเสมอไป ผมคัดเลือกเฉพาะสิ่งที่คิดว่าจะใส่ในไฟฉายแน่ ๆ แล้วส่งเข้าเก็บในซอฟต์แวร์ชื่อ Obsidian ซึ่งเป็นโปรแกรมที่ผมใช้สร้าง Second Brain
วิธีจัดระเบียบก็ง่ายมากคือ ผมสร้างโน้ตชื่อ เนื้อหาที่จะใส่ในไฟฉาย แล้วใส่ tag #ไฟฉาย เพื่อให้ค้นหาใน Obsidian ได้อย่างสะดวก
เรื่องไหนที่ใส่ไฟฉายแล้ว ก็ลบทิ้งจากโน้ต เหลือเฉพาะเรื่องที่ยังไม่ได้เผยแพร่เท่านั้น
3. Distill (สรุป)
ผมไม่ได้ใช้ขั้นตอนนี้ในการทำไฟฉาย จะข้ามไปทำส่วนที่ 4 คือ Express ทันที
4. Express (เผยแพร่)
ขั้นตอนการ Express หรือเผยแพร่ผลงานประกอบด้วย 2 ขั้นตอน คือ
- การใช้โปรแกรม Powerpoint ใส่ข้อความในภาพที่คัดเลือกมาทำหน้าปก แล้วแปลงเป็นไฟล์ JPG
- การเขียนเนื้อหา ใส่ภาพหน้าปก ภาพประกอบในเว็บไซต์ Substack ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มที่ผมใช้ในการทำไฟฉาย รวมทั้งการใส่ภาพหน้าปกที่ทำเสร็จแล้ว
การเขียนไฟฉาย 1 ฉบับ ใช้เวลาประมาณ 3 ชั่วโมง เมื่อเขียนเสร็จแล้ว จะต้องตรวจทานว่า คำสะกดถูกต้อง, link เว็บไซต์ถูกต้อง
เมื่อทุกอย่างเรียบร้อย ผมจะตั้งเวลาให้ Substack ส่งอีเมลอัตโนมัติในเวลา 7 หรือ 8 โมงเช้าในวันที่ 1 หรือ 15
นี่คือแผนภาพหรือ workflow ของการใช้ C.O.D.E ทำจดหมายข่าวไฟฉายครับ
Capture และ Organize ไฟฉายที่ส่งแล้วด้วย Notion
ขณะที่ผมเขียนบทความนี้ มีไฟฉายแล้วทั้งหมด 62 ฉบับ ซึ่งบางทีผมก็จำไม่ได้แล้วว่า เคยใช้รูปอะไรบ้างทำหน้าปก หรือเคยแนะนำเว็บไซต์อะไรบ้างแล้ว
ผมจึงใช้โปรแกรมอีกตัวที่โด่งดังมากและนิยมใช้สร้าง Second Brain เช่นกันคือ Notion เพื่อ capture และ organize ว่า ไฟฉายแต่ละฉบับมีเนื้อหาอะไรบ้าง
วิธีนี้ทำให้ผมตรวจสอบได้ว่า เคยเผยแพร่แล้วยัง เพื่อป้องกันการเผยแพร่ซ้ำซ้อน
เมื่อ capture และ organize ด้วย Notion แล้ว ผมก็นำเนื้อหาไฟฉายไป Express ที่อื่นได้อีก เช่น Twitter, Facebook, Linkedin หรือกลุ่มไลน์
ข้อคิดในการใช้ Second Brain สร้างไฟฉายเกือบ 3 ปี
การหาไอเดียใหม่นานๆ ที เป็นเรื่องง่าย ใคร ๆ ก็ทำได้
แต่การหาไอเดียใหม่สม่ำเสมอนี่สิ เป็นเรื่องท้าทาย
ถ้าไม่มีระบบหาไอเดีย ระบบคัดกรองไอเดีย ระบบเผยแพร่ไอเดียแล้ว จะทำได้ยาก สะเปะสะปะ ทำได้สักพัก ก็หมดแรง หรือขี้เกียจทำ
การใช้ซอฟต์แวร์เช่น LINE, Obsidian, Notion มาช่วยสร้าง Second Brain และการใช้ C.O.D.E ช่วยผมอย่างมากในการส่งจดหมายข่าวทางอีเมลสม่ำเสมอ
ถ้าคุณมีผลงานในรูปแบบใดที่ต้องทำเป็นประจำ ลองใช้เทคนิค C.O.D.E และสร้าง Second Brain เพื่อช่วยในการทำงานของคุณบ้างครับ
บทความอ่านประกอบ
เชิญสมัครเป็นสมาชิกจดหมายข่าว “ไฟฉาย” ของผมที่จะส่องไอเดียน่าสนใจทุกวันที่ 1 และวันที่ 15 ของทุกเดือน เช่น แอป คอร์สออนไลน์ หนังสือ วิดีโอ บทความ เพจ ไฮไลท์จากหนังสือ เป็นต้น
สมัครเพื่ออ่านทางอีเมลได้อย่างสะดวกสบายได้ที่
