ข้อผิดพลาด 10 อย่างที่พบบ่อยในการจัดเวิร์คชอปทางออนไลน์
สิ่งที่ผู้จัดเวิร์คชอปทางออนไลน์ควรระวังให้ดี
ตั้งแต่เกิด COVID-19 การจัดเวิร์คชอปทางออนไลน์เป็นเรื่องธรรมดาไปแล้ว รวมทั้งผมซึ่งสอนวิชา Innovative Thinking ซึ่งเป็นวิชาเจนเอดเกี่ยวกับนวัตกรรมของนิสิตจุฬาฯ ก็ต้องเรียนรู้เครื่องมือใหม่ ๆ ทางออนไลน์
ผมได้อ่านหนังสือชื่อ Online Innovation: Tools, Techniques, Methods and Rules to Innovate Online ซึ่งเน้นเรื่องการจัดเวิร์คชอปด้านนวัตกรรมทางออนไลน์ มีข้อมูลที่เป็นประโยชน์อย่างมากสำหรับครู อาจารย์ วิทยากร และผู้จัดเวิร์คชอปด้านความคิดสร้างสรรค์หรือนวัตกรรม
บทที่ 2 ของหนังสือเล่มนี้คือ Ten Common Pitfalls When Starting Innovation Online เล่าว่า ปัญหาที่ต้องระวังในการจัดเวิร์คชอปทางออนไลน์มีอะไรบ้าง
ผมจึงสรุปบทนี้มาให้อ่านครับ
1. เน็ตช้ามาก
เน็ตช้ามากหรือที่ภาษาวัยรุ่นเรียกว่าเน็ตกาก ทำให้การจัดเวิร์คชอปออนไลน์มีปัญหาอย่างแน่นอน การมีเน็ตเร็วและแรงจึงเป็นเรื่องจำเป็นมากในการจัดเวิร์คชอปออนไลน์
ถ้าเน็ตของคุณช้าอยู่แล้ว วิธีหนึ่งในการช่วยไม่ให้เน็ตแย่ไปกว่าเดิม คือ การปิดกล้อง ปิดไมโครโฟนในเวลาที่คุณเป็นผู้ฟังเพียงอย่างเดียว ก็ช่วยลดการใช้เน็ตได้บ้าง
การปิดโปรแกรมอื่น ๆ ทั้งหมดที่ไม่ได้เกี่ยวกับเวิร์คชอป ก็ช่วยให้คอมพิวเตอร์ทำงานเร็วขึ้น ไม่เปลืองทรัพยากรของเครื่องโดยไม่จำเป็น รวมทั้งปิดการแจ้งเตือนทั้งหลายที่จะขัดจังหวะเวิร์คชอป
2. พึ่งพาเครื่องมือเดียวที่บางครั้งใช้การไม่ได้
สมมติว่าคุณจัดเวิร์คชอปออนไลน์โดยใช้เว็บไซต์ระดมสมอง แต่บังเอิญว่า ในขณะนั้น เว็บไซต์ระดมสมองดันใช้การไม่ได้ และคุณก็ไม่รู้จักเว็บไซต์ระดมสมองตัวอื่นด้วย คุณจะทำอย่างไร
การพึ่งพาเครื่องมือตัวใดตัวหนึ่งโดยไม่มีแผนสำรอง ไม่รู้จักเครื่องมือตัวอื่น จึงเป็นเรื่องอันตรายสำหรับผู้จัดเวิร์คชอปออนไลน์ เพราะปัญหามีโอกาสเกิดขึ้นเสมอ แม้แต่เฟซบุ๊ค ทวิตเตอร์ กูเกิลก็ยังเคยเกิดปัญหาใช้งานไม่ได้
เมื่อเร็ว ๆ นี้มีข่าวว่า Microsoft Teams ล่มทั้งโลก วิทยากรบางคนจึงเปลี่ยนจากการจัดอบรมด้วย Teams มาใช้ Zoom แทนทันที
ในทำนองเดียวกัน ถ้าคุณจำเป็นต้องใช้เครื่องมือออนไลน์ต่าง ๆ เช่น การทำแบบสอบถาม, การระดมสมอง, การแสดงความเห็น ก็ควรรู้จักและคุ้นเคยเครื่องมือหลายตัว เผื่อในกรณีฉุกเฉินว่า ตัวใดตัวหนึ่งใช้การไม่ได้ จะได้เปลี่ยนมาใช้อีกตัวแทน
อย่าให้ชะตากรรมของเวิร์คชอปคุณขึ้นกับเครื่องมือเพียงตัวเดียวครับ
3. เลียนแบบการอบรมในห้องมาเป็นออนไลน์โดยไม่ดัดแปลง
หลายคนใช้รูปแบบของเวิร์คชอปในห้องมาใช้กับเวิร์คชอปทางออนไลน์ตรง ๆ เช่น การมีระยะเวลาอบรมที่ยาวนานเหมือนนั่งในห้อง, การคิดเองว่า ผู้เข้าอบรมคุ้นเคยกับสภาพแวดล้อมออนไลน์ดีอยู่แล้ว
เวลาที่จัดเวิร์คชอปในห้อง คนเข้าอบรมจะคุยกันก่อนเริ่มหรือช่วงพักทานอาหารว่าง แต่การพูดคุยในเวิร์คชอปออนไลน์จะไม่ได้เกิดขึ้นเองตามธรรมชาติ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ถ้าผู้เข้าเวิร์คชอปยังไม่รู้จักกันมาก่อน
ผู้จัดเวิร์คชอปออนไลน์ต้องกระตุ้นให้ผู้เข้าร่วมพูดคุยกัน เพื่อสร้างบรรยากาศแลกเปลี่ยนไอเดีย โดยหาช่องทางที่ทำให้ผู้เข้าอบรมได้พูดคุยกัน เช่น Slack, LINE หรือแม้แต่ breakout room ใน Zoom
4. ผู้เข้าเวิร์คชอปไม่รู้จักวิธีใช้เครื่องมือ
ถ้าเป็นเครื่องมือที่ผู้เข้าอบรมส่วนใหญ่ไม่คุ้นเคย เช่น ดิจิตอลไวท์บอร์ด ผู้จัดเวิร์คชอปควรเผื่อเวลาให้ผู้เข้าร่วมได้เรียนรู้การใช้เครื่องมืออย่างรวดเร็วเช่น มีแบบฝึกหัดหรือมีกิจกรรมให้ทดลองเล่น ก่อนใช้งานจริง
เมื่อถึงเวลาที่ต้องใช้เครื่องมือนั้นจริงๆ ในเวิร์คชอป ผู้เข้าร่วมก็จะใช้งานด้วยความมั่นใจและได้ผลลัพธ์ตามต้องการ
นอกจากนี้ ผู้จัดเวิร์คชอปควรให้ผู้เข้าร่วมได้ตรวจเช็คอุปกรณ์ต่าง ๆ ของตัวเองว่าใช้การได้ เช่น เปิด-ปิดกล้องหรือไมโครโฟนได้
ผู้จัดเวิร์คชอปควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบว่า นี่ไม่ใช่การประชุมทางออนไลน์ธรรมดา แต่เป็นเวิร์คชอปสนุกสนานที่ต้องการให้ทุกคนมีส่วนร่วมแสดงความเห็น ช่วยกันทำ มีส่วนร่วมอย่างเต็มที่ และสร้างผลลัพธ์ในเวิร์คชอปนี้
5. ไม่ลงทุนในเรื่องจำเป็น
เครื่องมือบางอย่างอาจทำให้ผู้เข้าร่วมสับสนและเกิดปัญหา เช่น ถ้าคุณใช้ Zoom แบบฟรี ก็ใช้ได้แค่ 40 นาที ซึ่งเวลาคงไม่พอกับการจัดเวิร์คชอปออนไลน์ การลงทุนในอุปกรณ์หรือซอฟต์แวร์ที่จำเป็นจะช่วยให้การจัดเวิร์คชอปราบรื่นขึ้น
ตัวอย่างเช่น การมี 2 หน้าจอจะช่วยอำนวยความสะดวก เพราะคุณแชร์หน้าจอตัวเองและเห็นผู้เข้าอบรมได้ในอีกจอ การมีนาฬิกาจับเวลาช่วยให้คุณควบคุมเวลาได้อย่างเหมาะสม
ถ้าคุณใช้ Zoom แบบจ่ายเงิน ก็ไม่ต้องห่วงเรื่องข้อจำกัดของการใช้ฟรีอีกต่อไป
6. ไม่บอกกติกาการเข้าร่วมเวิร์คชอปอย่างชัดเจน
ผู้จัดเวิร์คชอปควรแจ้งกติกาต่าง ๆ ให้ผู้เข้าร่วมเข้าใจ เช่น การไม่ทำงานอย่างอื่นในระหว่างเวิร์คชอป เพราะการเข้าร่วมเวิร์คชอปทางออนไลน์ทำให้ผู้เข้าร่วมวอกแวกได้ง่ายมาก แค่คลิกเมาส์ ก็เข้าเว็บไซต์หรือทำอย่างอื่นได้
กติกาอย่างอื่น เช่น การเข้าร่วมตรงเวลา การเปิดกล้อง การปิดไมโครโฟน เป็นต้น
7. ไม่รู้จักเครื่องมือใหม่ ๆ หรือแตกต่างจากเดิม
ถ้าคุณเป็นผู้จัดเวิร์คชอปออนไลน์ที่สอนเรื่องนวัตกรรม สิ่งสำคัญคือ คุณควรรู้จักเครื่องมือต่าง ๆ ที่หลากหลาย เพื่อประยุกต์กับเวิร์คชอปด้านนวัตกรรมของคุณได้อย่างเหมาะสมและทันสมัย
วิธีฝึกตัวเองให้รู้จักเสาะแสวงหาเครื่องมือใหม่ ๆ ในเวิร์คชอปออนไลน์ของคุณ เช่น
- ให้คะแนนเครื่องมือที่คุณกำลังใช้อยู่ตั้งแต่ 1–10 โดย 10 คือดีที่สุด 1 คือแย่ที่สุด ถ้าคุณให้คะแนนเครื่องมือใดน้อยกว่า 5 ก็ควรหาเหตุผลว่า ทำไมเป็นเช่นนั้น
- ค้นหาเครื่องมือที่คุณต้องการในกูเกิล ยูทูบ โซเชียล มีเดีย ถามเพื่อนหรือคนรู้จัก เกี่ยวกับเครื่องมือที่พวกเขาใช้
- ทดลองใช้เครื่องมือต่าง ๆ โดยดาวน์โหลดเวอร์ชันฟรีมาใช้ก่อน เครื่องมือที่เหมาะกับคนอื่นอาจไม่เหมาะกับคุณเสมอไป การทดลองใช้และพิสูจน์ด้วยตนเองจึงเป็นเรื่องสำคัญ
8. ไม่เข้าใจความแตกต่างด้านวัฒนธรรม
ถ้าผู้เข้าเวิร์คชอปมาจากประเทศหรือบริษัทต่าง ๆ ที่มีวัฒนธรรมแตกต่างกัน โดยที่ผู้จัดไม่ได้เตรียมตัวล่วงหน้า ก็อาจเกิดปัญหาในเวิร์คชอปได้ เช่น บางวัฒนธรรมไม่เปิดกล้อง ไม่แสดงใบหน้าทางออนไลน์ อาจทำให้การระดมสมองหรือแลกเปลี่ยนความเห็น ไม่ราบรื่นเท่าที่ควร
บางบริษัทมีวัฒนธรรมการเข้าประชุมออนไลน์ที่เป็นทางการมาก ในขณะที่บางบริษัทมองว่าเป็นเรื่องชิล ๆ
ดังนั้น การเข้าใจวัฒนธรรมของผู้เข้าเวิร์คชอปจึงสำคัญมากที่ผู้จัดต้องเตรียมวางแผนไว้ก่อน
9. ขาดกำหนดการหรือเป้าหมายที่ชัดเจน
สิ่งสำคัญที่ผู้จัดเวิร์คชอปควรทำทุกครั้งคือ เขียนเป้าหมายและกำหนดการของเวิร์คชอปออนไลน์อย่างชัดเจน
ถ้าไม่มีเป้าหมายหรือผลลัพธ์ที่ชัดเจนแล้ว เวิร์คชอปอาจล้มเหลวโดยสิ้นเชิง
ผู้จัดเวิร์คชอปควรอ่านเป้าหมายของเวิร์คชอปให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องรับทราบ เพื่อให้ทุกคนเห็นเป้าหมายตรงกัน
การเขียนกำหนดการ เวลาของแต่ละกิจกรรม และเป้าหมายของเวิร์คชอปจะช่วยให้ทุกอย่างชัดเจน และป้องกันความสับสน
10. ได้คนที่ไม่เหมาะสมหรือไม่เกี่ยวข้องในเวิร์คชอป
ปัจจัยสำคัญที่ทำให้การจัดเวิร์คชอปออนไลน์ประสบความสำเร็จคือ การเชิญคนที่เกี่ยวข้องมาในเวิร์คชอป
การรู้จักผู้เข้าร่วมจะช่วยให้การจัดเวิร์คชอปออนไลน์ราบรื่นขึ้น เพราะแต่ละคนมีทักษะและประสบการณ์แตกต่างกัน เช่น บางคนมีทักษะด้านความคิดสร้างสรรค์เป็นเลิศ บางคนเก่งเรื่อง Design Thinking อยู่แล้ว ในขณะที่บางคนไม่เคยเข้าอบรมเรื่องพวกนี้มาก่อน
ดังนั้น การเลือกผู้เข้าอบรมจึงขึ้นกับเป้าหมายของเวิร์คชอปนั้นว่า ต้องการทักษะหรือประสบการณ์ด้านไหนบ้าง
บางเวิร์คชอปต้องการคนที่มีทักษะดีอยู่แล้ว
บางเวิร์คชอปต้องการคนที่ไม่มีพื้นฐานมาก่อน
บางเวิร์คชอปต้องการคนที่วาดรูปเป็น
บางเวิร์คชอปต้องการคนจากหลายหน่วยงาน
บางเวิร์คชอปต้องการทุกคนที่มาจากหน่วยงานเดียวกัน
เชิญสมัครเป็นสมาชิกจดหมายข่าว “ไฟฉาย” ของผมที่จะส่องไอเดียน่าสนใจทุกวันที่ 1 และวันที่ 15 ของทุกเดือน เช่น แอป คอร์สออนไลน์ หนังสือ วิดีโอ บทความ ไฮไลท์จากหนังสือ เป็นต้น
สมัครเพื่ออ่านทางอีเมลได้อย่างสะดวกสบายได้ที่
